Come puoi migliorare la gestione del tuo tempo?

Post rivisto il 1 settembre 2021

Siamo convinti di saper fare più di una cosa contemporaneamente: cioé di essere multitasking.

E, in effetti, è vero.

Siamo capaci di camminare e leggere il giornale, di ascoltare musica mentre stiriamo una camicia, di raderci e pensare a quello che faremo da lì a poco.

Ma siamo poco consapevoli del fatto che, nel fare due cose contemporaneamente, il ricordo di almeno una delle due svanisce: o, quanto meno, diventa labile.

Così se leggi il giornale camminando difficilmente ricorderai la passeggiata, se stiri e ascolti musica dirigerai la tua attenzione alternativamente sull’una e sull’altra attività, senza fissarne alcuna nella memoria.

E credo che ben pochi possano affermare di avere un ricordo indelebile di un’ordinaria rasatura mattutina.

Le cose non stanno diversamente quando parliamo di tecnologia e di qualità del lavoro.

Il tempo necessario a immergersi in un’attività che richiede buona concentrazione
è dell’ordine dei 10-15 minuti.

Quando riceviamo un messaggio di posta elettronica, un sms o una telefonata dobbiamo aggiungere al tempo reale di interruzione almeno 10-15 minuti necessari alla “riconnessione”.

Se poi l’interruzione prevede la risposta a un messaggio, e quindi è necessario dirigere l’attenzione verso un tema diverso da quello trattato in precedenza, il tempo di riconnessione può crescere fino a raddoppiare.

In sostanza,

togliamoci dalla testa l’idea di essere multitasking

A volte ne possiamo avere l’illusione perché siamo capaci di passare da un’attività poco impegnativa all’altra con relativa semplicità, gestendole in parallelo.

Ma neanche i computer sono multi-tasking: essi sono programmati per passare da un’attività all’altra migliaia di volte al secondo dandoci solo l’illusione di gestirle contemporaneamente.

Se vogliamo avere una misura della qualità della gestione del nostro tempo dobbiamo calcolare quello che ci viene sottratto dalle continue interruzioni, di seguito elencate:

1. i messaggi di posta elettronica e i messaggi brevi che abbiamo ricevuto in un’ordinaria giornata di lavoro e che abbiamo deciso di leggere immediatamente;
2. i messaggi di posta elettronica e i messaggi brevi inviati immediatamente in risposta a quelli ricevuti;
3. le telefonate ricevute e alle quali abbiamo dato risposta immediata.

Possiamo poi fare la somma assumendo, cautelativamente, che il tempo di “connessione e riconnessione” sia non di 10-15 minuti (come molte ricerche sostengono…) ma pochi minuti, diciamo 5.

La moltiplicazione per 5 del tempo assorbito dalla risposta immediata a e-mail,
messaggi brevi e telefonate ti darà una stima attendibile del tempo che avresti potuto gestire meglio.

Hai ottenuto un risultato che ti sorprende?

Ti domanderai:

ma le organizzazioni non sanno come stanno le cose?

Alcune ne sono beatamente ignare, altre ne sono consapevoli ma immolano la conoscenza sull’altare dell’illusione della produttività.

Che cosa possiamo fare per cambiare le cose, senza trasformarci in rivoluzionari che mettono in crisi il “sistema”?

Possiamo decidere di gestire la tecnologia piuttosto che esserne gestiti.

Ecco di seguito alcuni suggerimenti che contribuiranno a migliorare la qualità del tuo lavoro (e della tua vita …):

1. disattiva la segnalazione di e-mail/messaggi brevi in arrivo dal computer e/o dallo smartphone e decidi di gestirle a intervalli regolari;
2. se il tuo lavoro non ti obbliga a rispondere con frequenza superiore gestisci i messaggi in arrivo una, massimo due volte al giorno. Oppure quando TU deciderai di farlo;
3. se stai facendo qualcosa che richiede la massima concentrazione spegni il telefonino e riaccendilo solo quando avrei terminato. Se il tuo capo è di quelli ama disporre del tuo tempo a suo piacimento imboscati (nell’ufficio di un collega, da un Cliente, ovunque purché al di fuori della sua portata);
4. partecipa alle riunioni senza portatile e senza smartphone;
5. per quanto questo possa ferire il tuo amor proprio, cerca di convincerti che l’organizzazione difficilmente andrà in pezzi senza il tuo intervento immediato. Quale che sia la tua posizione.

E se questo dovesse davvero accadere rassicurati:

verranno a cercarti prima che sia troppo tardi.

Non credi?

Se vuoi migliorare nella gestione del tempo il corso Time management: definisci la tua strategia può rivelarsi utile.

Trovi il post anche nel libro Palmiro e lo (s)management delle Risorse Umane – Tattiche di sopravvivenza aziendale.