Le riunioni? Una perdita di tempo

Nella maggior parte delle situazioni che ho trovato presso i miei clienti la gestione delle riunioni é quanto minimo “non ottimizzata” (per usare un eufemismo).
Eppure ci vuole veramente poco per ottenere miglioramenti e rendere le riunioni piú proficue e produttive.
Riporto qui un aneddoto di un’esperienza che ho avuto quasi venti anni fa presso un’azienda del Piacentino che produceva display a led (tecnologia dell’epoca) per gestire le code negli uffici.
Sono entrato in sala riunioi con il commerciale che era con me ed ho notato subito che i due ospiti passavano un badge nel lettore posto vicino alla porta della sala riunioni.
Istantaneamente si é attivato un grosso display posto sulla parte piú grande della sala con la scritta: “Questa riunione sta costando 5.500 lire…. 5.750 lire…. 6.000 lire,… e cosí via man mano che passavano i secondi.
Quando é entrata una terza persona il display diventava sempre piú veloce evidenziando il costo del personale all’interno della sala impegnato nella riunione.

Non ho mai piú visto una cosa del genere in vita mia, ma posso affermare che era molto efficace in quanto il proprietario dell’azienda controllava direttamente i tabulati sul tempo passato dalle persone nelle riunioni.

Nessuno ha qualche aneddoto sulle riunioni?

Ho partecipato a varie riunioni e rivestito sia il ruolo del partecipante che di quello che la indiceva; quindi ho visto gli atteggiamenti delle persone dai due punti di vista.
Sono giunta alla conclusione che le trovo utili se sono un “contenitore” dove ci si toglie ogni “cappello mansionario” e si espongono le problematiche senza risvolti di immagine personali/professionali .
Mi piace molto l’idea del Brainstorming …purtoppo non ho mai visto o partecipato a nulla del genere ;lo ritengo invece uno strumento utilissimo e poco usato .
Certo che ci vuole un coraggio e una onesta’ non comuni , sia da parte di chi la indice che da parte di chi partecipa.
Le riunioni standard fatta a “spot” su una problematica spesso non risolvono, e troppo approfondite e ripetute si affossano inevitabilmente, aprendo spesso ulteriori problematiche .
Molte volte il problema ha delle origini diverse da quelle presunte
logicamente …

Disciplina nella gestione è a mio avviso la parola chiave dell’argomento. Quando entrai in azienda 15 anni fa avevo una specie di “pallino” nel convocare riunioni. Dopo un po’ di tempo diventarono un vero tallone di achille perchè non portavano a nulla se non a creare un momento di raduno dei problemi.
Dopo qualche attività formativa negli ultimi 2 anni abbiamo trasformato le riunioni in momenti di “soluzione”, semplicemente perchè abbiamo un promemoria di una settimana sull’evento, un orario da rispettare, un ordine del giorno diffuso precedentemente, uno stato avanzamento delle attività discusse sulle precedenti riunioni e un chiusura lavori. Tempo massimo 0,5h! Si prende la parola su idee…

Concordo pienamente con Claudia… il vero tallone d’Achille delle riunioni sta nel fatto che i partecipanti hanno serie difficoltà ad abbassare le proprie difese, per non dire che sono praticamente costretti – per mantenere il loro ruolo – a non farlo. Questo è dovuto principalmente al fatto che nella maggior parte dei casi nelle aziende si vive una guerra permanente, più che un vero, sano e produttivo lavoro di team. E questo dovrebbe essere un monito per il management che spesso promuove, direttamente o indirettamente, questo sentimento di guerriglia permanente. Non a caso sono spesso i team piccoli in piccole aziende ad essere più rilassati e pronti per un vero coinvolgimento produttivo di una riunione… ovviamente è solo il mio parere

Ciao,
un amico che ha lavorato in una ditta di logistica olandese mi ha detto che lì le riunioni durano pochissimo e si va sempre al sodo.
Perché? Perché le fanno stando in piedi.