Gestire una riunione efficacemente

Possiamo confessare che le riunioni rappresentano un doloroso mal di pancia per molte organizzazioni?

Certo che lo possiamo dire! Abbiamo anche visto, in un articolo precedente, quali sono le principali ragioni per le quali una riunione si trasforma in una perdita di tempo.

Oggi vorrei darvi alcune indicazioni generali che permettono, di solito, di limitare la probabilità che una riunione fallisca.

Ci concentriamo su alcune azioni preventive e su alcune cautele nella gestione.

Quali sono le cose che dobbiamo verificare prima di entrare in riunione?

Vediamole brevemente.

Obiettivo

• Prima di entrare in riunione, i partecipanti sono a conoscenza dell’obiettivo e consapevoli  dei risultati attesi.

Tempo dedicato e luogo

• Il messaggio di convocazione riporta in modo chiaro la durata attesa: le riunioni infinite rappresentano uno degli sport preferiti delle organizzazioni. Attenzione al luogo: ritrovarsi ad aspettare chi ci sta a sua volta aspettando altrove è tutt’altro che infrequente.

Ordine del giorno

• I temi che saranno discussi sono riportati in ordine di priorità e il tempo previsto consente di trattarli in modo esaustivo. Collegare risorse (tempo, in questo caso) e risultati attesi rappresenta uno degli esercizi più complessi.

Partecipanti

• Sono in numero necessario e sufficiente a raggiungere gli obiettivi.
• Sono in possesso di esperienze, competenze e deleghe adeguate ai risultati attesi.
• Hanno avuto sufficiente tempo per prepararsi alla riunione e sono consapevoli del proprio ruolo.

Chi presiede la riunione

• Ha l’autorità per farlo.
• Nomina un segretario per la redazione di un verbale.
• Coordina la riunione coerentemente con l’ordine del giorno e la guida verso gli obiettivi.
• Gestisce  i diversi orientamenti cercando le migliori soluzioni possibili.
• Fa in modo che tutti possano esprimere il loro pensiero.
• Non permette che alcuno dei partecipanti rimanga silenzioso.
• Prima della conclusione sintetizza i risultati raggiunti.

Redazione di un verbale

• Il segretario redige un verbale delle decisioni adottate e delle azioni da intraprendere (chi fa che cosa), con chiara indicazione dei tempi.
• Il verbale è indirizzato alle persone interessate, anche se non presenti alla riunione.

Tutto qui?

Beh se avrete fatto tutto questo sarete già un pezzo avanti, ma non ancora al riparo da rischi.

Infatti, oltre la metà delle riunioni tende ad essere fine a se stessa, e cioé a non vedere realizzate le azioni previste.

Il successo di una riunione si verifica dopo la sua conclusione.

Perché solo se tutti gli interessati avranno intrapreso le azioni previste nei tempi attesi e se ne sarà verificata l’efficacia potremo dire di aver combinato qualcosa di buono.

In caso contrario, tempo perso.

Siete d’accordo?