Come gestire una riunione?

Secondo l’economista canadese John Kenneth Galbraith “Le riunioni sono indispensabili quando vuoi che non accada qualcosa”.

C’è del vero in questo? Certamente sì, vista la frustrazione che tutti abbiamo sperimentato in una riunione troppo lunga o che si concludeva con un nulla di fatto.

Ma gestire efficacemente una riunione si può e in questo post potrai scoprire due cose:

1. Le linee guida che ritengo efficaci nella gestione di una riunione;
2. Come scoprire se la riunione stessa ha avuto successo.

Se sul primo punto sono state stampate tonnellate di libri e innumerevoli articoli, mentre il secondo è spesso allegramente trascurato, pur essendo più importante del primo.

Per cominciare, è essenziale dare una definizione del concetto di riunione.

Definizione di riunione

Chi partecipa

• Piccolo gruppo di persone, variabile con il contesto e in genere non superiore a 10

Cosa fa

• Condivide informazioni e conoscenze finalizzate a prendere decisioni

Come

• In un tempo definito, in modo efficace ed efficiente

Per fare cosa

• Individuare soluzioni e risolvere problemi
• Gestire i processi e il cambiamento all’interno dell’organizzazione
• Gestire l’interazione con l’ambiente esterno

Ora, concentra la tua attenzione sul termine efficacia, che possiamo definire come la capacità di una persona o di un gruppo di cogliere obiettivi specifici in un arco di tempo definito: in sostanza,

la capacità di far accadere le cose!

Su questo concetto torneremo fra poco, quando valuteremo gli aspetti che ci permettono di definire una riunione “di successo”.

Ora, torniamo alle linee guida per la sua gestione, che potranno esserti utili in caso tu sia l’organizzatore o anche solo un partecipante; per ogni fase della riunione, trovi nel primo punto elenco il suggerimento di gestione e nel secondo, in corsivo, il commento al primo.

Durata di una riunione

• Non più di 60 minuti
  • Potrai focalizzare l’attenzione su pochi temi, evitando di incorrere nella falsa sensazione di disporre di un tempo infinito, andando “lunghi”
  • La durata contenuta aiuta a trovare spazio nell’agenda delle persone, evitando i “dentro e fuori” dovuti alle urgenze

Ordine del giorno

• Prevedi uno, al massimo due temi, senza includere “Varie ed eventuali”
• Evita di trattare temi non in agenda che dovessero emergere nella discussione, anche se utili: in questo caso, fissa subito una riunione, nella quale trattarli successivamente
  • Potrai mantenere l’attenzione sui temi in agenda e on disperdere le energie
  • Evitare le “Varie ed eventuali” ti permetterà di disinnescare i “benaltristi” (quelli che entrano a gamba tesa e dirottano la discussione verso altro, a loro parere più importante. Sì, perché c’è sempre “ben altro” di cui occuparsi…)

Chi partecipa?

• Chi può offrire un contributo concreto al raggiungimento degli obiettivi. Evita di invitare persone solo per ragioni di “opportunità” o perché occupano posizioni di supervisione
• Non chiedere di partecipare a persone che il calendario indica come indisponibili; se impegnate in altra riunione virtuale potranno collegarsi, ma non offrire il contributo che ti aspetti
  • In questo modo farai cosa buona per la tua salute, perché eviterai gli accidenti di chi hai costretto a presenziare a due riunioni contemporanee.

Convocazione

• Convoca la riunione per tempo e fai in modo che i partecipanti possano prepararsi, inviando/indicando loro materiale pertinente
  • Lo so, stai per dirmi che tutti siete sempre molto “tirati” e nessuno ha mai tempo di prepararsi alle riunioni. Ma io sono un inguaribilmente ottimista…

Come gestire la discussione

• Tieni d’occhio il tempo a disposizione e fai del tuo meglio per non “sforare”
  • Domande e risposte devono essere sintetiche, e la discussione non deve partire per la tangente, per perdersi non si sa dove…
• Mantieni la barra sui temi in agenda e tieni a bada i benaltristi
  • Come detto, se necessario convoca subito un’altra riunione per trattare i temi di interesse
• Evita capannelli, riunioni parallele, entrate e uscite per “urgenze”
  • La riunione è convocata per discutere tutti insieme, non a gruppi
  • Quando accade, interrompi il chiacchiericcio facendo domande, oppure usa il tuo silenzio per metterli a tacere
  • Chi deve fare dentro e fuori la riunione perché ha altro da fare, può anche non partecipare
• Chiama tutti a contribuire alla discussione, evita che ci siano persone silenziose
  • Chi non partecipa, che è venuto a fare?
  • Ricorda che chi tace in riunione parla alla macchinetta del caffè. E di solito non per apprezzare…
• Stai sul pezzo: ascolta, prendi appunti, non farti distrarre dal telefonino, dai il tuo contributo
  • I pezzi che perdi in riunione ti faranno perdere ancora più tempo dopo, quando dovrai raccoglierli
• Mai chiudere una riunione chiedendo ai partecipanti “Ci sono domande?”
  • Domanda di solito interpretata come “Dai che abbiamo finito!”. E che finisce per cadere nel vuoto
  • Meglio un rapido giro di tavolo, stanando quelli che di solito parlano solo alla macchinetta del caffè
• Alla fine di ogni tema riassumi i punti salienti identificando azioni, responsabilità e tempo di esecuzione
  • Questo renderà più semplice anche redigere il rapporto finale

Rapporto finale

• Va redatto subito, alla conclusione: fondamentale individuare all’inizio della riunione chi lo scriverà ed entro quanto tempo
  • Se aspetti troppo le persone potrebbero aver dimenticato tutto, con rischi che puoi immaginare
  • Se alla fine di ogni tema discusso avrai riassunto i punti salienti identificando azioni da intraprendere, responsabilità e tempo di esecuzione avrai già pronto il rapporto finale. Che potrai inviare subito per e-mail, senza aspettare neanche un minuto.

Ora, la domanda delle domande:

quando puoi dire che una riunione ha avuto successo?

Quando finisce entro i tempi previsti? Quando i partecipanti non si sono accapigliati? Quando si sono prese decisioni, evitando di rimandarle a data da destinarsi? Quando sono chiare azioni da intraprendere e responsabilità?

Tutte condizioni necessarie, ma non sufficienti.

In realtà il successo di una riunione può essere verificato solo tempo dopo, quando tutte le azioni previste alla conclusione sono state realizzate e gli obiettivi raggiunti:

quando, cioè, è stato possibile verificarne l’efficacia.

Questo ci porta a concludere due cose:

1. l’efficacia di una riunione non può misurarsi soltanto alla luce di quello che accade in una stanza, reale o virtuale che sia, ma va valutata in un arco di tempo più ampio, che ti aiuterà a misurare i risultati ottenuti;
2. mai dimenticare che scopo di una riunione consiste nel far accadere le cose, mettendole a terra.

Insomma,

se alla fine di una bellissima riunione eravate tutti contenti
ma dopo non è successo niente,
puoi affermare che sia stata una buona riunione?

Cosa ne pensi?

Se può esserti utile, puoi dare un’occhiata ai contenuti del corso di formazione Come organizzare e gestire una riunione di lavoro.