Che fare quando la riunione è troppo lunga?

Se il capo fosse furbo, porterebbe lui uno snack per “spezzare” una riunione troppo lunga (sempre che sia necessaria, e di rado lo è). Chiunque abbia fatto riunioni, o lezioni, o formazione, sa che in ogni caso l’attenzione va a cicli e in ogni caso è impossibile da mantenere per più di un’ora, forse anche due se l’argomento è interessante e l’andamento ben gestito… dopodiché o spezzi tu in qualche modo o ti perdi dei pezzi dei partecipanti.

In ogni caso, a mio modesto giudizio una delle prime cose da fare per accorciare le riunioni è fornire in anticipo il materiale e esigere che chi partecipa se lo legga prima. Niente è più deprimente che perdere metà della riunione a dirsi cose che si sono già dette in precedenza o si potevano condividere in anticipo (annoiando tra l’altro chi le sa già).

Sono d’accordissimo con Cesare! Spesso le riunioni sono un modo per conoscere per quale motivo è stata convocata la riunione e non per scambiarsi informazioni per poi lavorarci! E comunque la curva di attenzione si abbassa notevolmente dopo 45 min… quindi è bene prepararsi per la riunione, avere un obiettivo chiaro, condiviso e un orario di fine da non sforare!

Nella convocazione alla riunione l’oggetto che si andrà a discutere deve essere chiaro per far si che i partecipanti conoscano bene in partenza di cosa si parla.
La convocazione dovrebbe essere fatta con qualche giorno d’anticipo e sta nel buon senso di chi partecipa di preparare qualche idea od intervento in base agli oggetti che si andranno a discutere.
Se la riunione dura 3 ore deve essere improntata una andatura leggera cercando di coinvolgere i partecipanti con interventi personali e qualche breve pausa per evitare spiacevoli sonnellini.