Come ottimizzare il tuo tempo in riunione?

Così a pelle mi verrebbe fatto di rispondere “assolutamente no!”, per rispetto a chi conduce la riunione e agli altri partecipanti.
Poi penso alle mie esperienze personali nel mondo reale e forse bisognerebbe prendere in considerazione il tipo di riunione, le sue finalità, la sua durata e il ruolo che Palmiro riveste. Perché in realtà mi è capitato spesso di vedere riunioni in cui non tutti gli argomenti erano rilevanti per tutti i parteciipanti, o che duravano un’eternità senza motivo, o in cui era comunque già deciso tutto e si era stati convocati senza reale necessità… e allora Palmiro forse sta solo tentando di rendere comunque proficuo tempo che sarebbe invece sprecato… anche perchè entro certi limiti è possibile essere multitasking.
Forse la risposta migliore, se pure un po’ provocatoria, è “dipende dalla riunione”.

Ah, dimenticavo le riunioni in cui metà dei partecipanti – magari proprio i dirigenti – arrivano senza aver letto il materiale e essersi preparati, e la prima metà della riunione è sprecata per ripetere cose che l’altra metà conosce benissimo. Quello davvero è tempo di cui ci si può riappropriare senza perdere nulla…

E’ una questione di sopravvivenza: quando sei alla terza ora di riunione in cui non hai voce in capitolo, il direttore generale è uscitoa fare una telefonata, e il direttore commerciale e quello di produzione stanno litigando da venti minuti ripetendo le stesse cose e senza ascoltarsi, e tu hai un camion che non viene scaricato in Olanda, un cliente incazzato in LIbano o un fornitore che non ti ha consegnato le scatole che ti servivano ieri, il cmputer èpuò permetterti di risolvere qualche problema, far risparmiare qualche soldo all’Azienda e andare comunquea casa a un’ora decente.

Regola che andrebbe stabilita per legge: nessuna riunione può durare più di un’ora, o avere più di sette-otto persone: se è previsto che duri di più o c’è più gente, secondo me è stata organizzata male, e andava spezzata in più riunioni mirate.

se è indetta una riunione vuol dire che occorre che venga detto/informato /verificato qualcosa che non è una ordinarietà.!! se le riunioni si devono fare … tanto per… è giusto l’atteggiamento di chi si porta il pc…! si porta avanti con il lavoro..!!! personalmente ritengo che questi incontri debbano essere snelli, efficaci e coinvolgenti… tutti utili perchè utili …!!! altrimenti non perdiamo tempo….!!! personalmente il tizio che si porta il pc non lo ammetto all’incontro …!!

Condivido quanto già detto da Cesare.

Nelle riunioni, ahinoi, almeno metà del tempo viene sprecato, ben che vada, in sunti e ripetizioni ad uso e consumo di coloro che o arrivano impreparati, o arrivano tardi, ecc..

Io avevo un’idea che, ahimé, non venne mai accettata.
Dopo l’orario ufficiale di inizio della riunione, ogni persona che arriva in ritardo mette un euro per ogni persona che è già sedutan al tavolo.
A fine anno, con i soldi raccolti si prende tutti insieme un aperitivo, una pizza, una cena…
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Altra idea: fare il conto del costo medio orario del personale seduto intorno al tavolo (un tanto per ogni dirigente, un tanto per ogni impiegato, eccetera) e poi proiettare in un angolo dello schermo il costo totale delle persone presenti che aumenta di minuto in minuto… giusto per ricordare quanto l’azienda sta investendo.

(Arduino, alla luce delle proposte di Cesare che non trovano accoglimento, sarebbe interessante anche capire a chi giova tutto il tempo perduto nelle riunioni (il corsivo è dovuto ad una deformazione instillatami da un bravo dirigente il quale, quando gli dicevo “perdo tempo”, diceva “lei non perde tempo, lo utilizza”))

Le riunioni sono come i talk show: conta come sono organizzate e soprattutto gestite.
Il mio modello sarebbe la riunione-Gruber: tempo limitato, pochi partecipanti, si resta sull’argomento definito, chi devia o dà sulla voce agli altri viene immediatamente ripreso e ricondotto all’ordine dalla conduttrice (non a caso, di ascendenze austro-ungariche):
E invece le aziende italiane fanno troppe riunioni-Floris o peggio ancora riunioni-Santoro: nel primo caso il conduttore lascia fare, nel secondo è un tribuno, ma in ambedue i casi si scontrano personaggi e schieramenti che ripetono le stesse cose, non si asvoltano, si interrompono, si svrappongono, si va avanti per ore e alla fine tutti sono sulle posizioni iniziali e nessuno ha imparato o capito nulla.

Franka, credo che tuu abbia toccato un punto importante: cui prodest?
Io credo che in molti casi ci sia di mezzo l’inadeguatezza tipica dei dirigenti italiani non scelti per merito: vogliono dimostrare un potere che non sanno gestire, indicre riunioni-fiume è un mod per dimostrare potere e deflettere responsabilità sui partecipanti.
come gestire una riunione si impara – Arduino, hai un corso di e-learning su questo? – ma bisogna volerlo fare…