Sai scrivere un’offerta che si fa leggere... e accettare?
La consapevolezza che un’offerta, per essere accettata, debba prima di tutto essere letta non è così diffusa.
Come anche non è diffusa la consapevolezza che un’offerta chiara e comprensibile sostiene le proprie richieste e diminuisce la probabilità che il Cliente si metta a negoziare sul prezzo con il coltello fra i denti.
E così nelle offerte capita di leggere di tutto: tonnellate di clausole legali, tabelle costruite per non dare al Cliente troppi dettagli, residui da “copia e incolla”, descrizioni che dicono e non dicono, “orrori” ortografici, spiegazzature di vario ordine e grado, informazioni insufficienti e perfino impronte digitali ben lubrificate (il tempo è tiranno e si deve pur mangiare, no?).
Ma quali sono le caratteristiche di un’offerta che sia capace almeno di farsi leggere?
Ecco quelle che ho individuato negli anni; non penso di esaurire certo l’argomento, ma mi auguro che rappresentino almeno una buona base di discussione:
- Sintesi. Le informazioni contenute nell’offerta non devono essere più di quelle strettamente necessarie: allungare il brodo non aumenterà le probabilità di successo.
- Chiarezza. Il contenuto deve essere comprensibile anche da chi, dell’argomento, conosce ben poco: del resto, è difficile ipotizzare che le persone coinvolte nella valutazione possano non possedere uniforme livello di conoscenza del tema, e un documento chiaro verrà buono per molte mani. Far rileggere l’offerta da una persona sulla cui riservatezza si può contare, ma che non è in possesso di una conoscenza approfondita del tema in questione, potrebbe aiutare a migliorarne la leggibilità.
- Facilità di consultazione. Anche se il documento è solo di poche pagine, può essere utile impiegare un indice; aiuterà il destinatario ad accedere rapidamente alle informazioni che desidera. Stai pensando che in questo modo il Cliente arriverà subito alla tabella riepilogativa dei costi? Vero, ma potrebbe cercare anche altre informazioni per lui ugualmente importanti. E poi, credo proprio che al numero finale ci arriverebbe lo stesso.
- Accuratezza. Carta di buona qualità, sobrietà, niente fronzoli e correttore ortografico sono fattori molto importanti e troppo spesso trascurati; farne uso non recherà danno.
- Trasparenza. Già, perché è buona cosa dire al Cliente quello che probabilmente scoprirebbe in ogni caso.
- Legalese. Le condizioni contrattuali, specie quelle di carattere legale, diminuiscono la leggibilità dell’offerta e possono costituire un serio ostacolo alla firma; ricordando che il Codice Civile regola gran parte dei rapporti fra Cliente e Fornitore, sarà possibile alleggerire il contenuto dell’offerta e limitare il “legalese” all’essenziale.
- Parole frenanti. “Costo”, “Spese di spedizione a vostro carico”, “Problema” sono esempi di parole o espressioni che diminuiscono la disponibilità alla firma e che sono da sempre assenti dalle mie offerte. La loro sostituzione con “Investimento”, “Le spese di spedizione saranno sostenute dal Cliente”, “Situazione” renderà più agevole la lettura dell’offerta evitando di suscitare stati d’animo che non aiuterebbero la trattativa.
- Titolo, data, codice di riferimento. Essenziali, specie quest’ultimo, per individuare univocamente l’offerta; specie se il Cliente ne riceve tonnellate.
- Periodo di validità. Sì, perché un’offerta non può essere valida per sempre.
Bene, questi sono a mio avviso gli otto punti principali. Convincente? Attendo i tuoi commenti, per questo.
Ma ne manca uno, il nono, molto importante.
- Un’offerta non deve sorprendere. Escludendo il caso di offerte non richieste, il cui solo pensiero mi da i brividi, è buona cosa che un’offerta sia il punto di arrivo di un lavoro che ha visto Cliente e Fornitore lavorare insieme per progettare soluzioni condivise.
Perché in questo caso il Cliente molto difficilmente dirà di no a quanlcosa che ha contribuito in modo determinante a generare.
Non credi?
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So che dico un’ovvietà, ma ricordo che è buon anorma indicare termini e modalità di pagamento, per evitare che il cliente imponga i suoi (poi, ovviamente, anche su questo si può trattare). Personalmente eviterei termini come “soliti” (che pure ho visto spesso).
Ciao Arduino,
ho letto con interesse questo post perché come saprai ho di recente aperto la mia partita Iva e quindi ora devo fare anche “il commerciale”, che è quanto di più lontano dalla mia sensibilità ci possa essere. Ma campare bisogna e cercare di imparare anche. Così, diciamo che mi sto facendo le ossa, esperienza dopo esperienza, coi miei 4 clienti attuali, nel mercato delle vacche della grafica. Ho capito diverse cose:
1)- L’affidabilità, frutto dell’esperienza, è un valore impagabile per il cliente, nel senso positivo che se non ha problemi è molto probabile che torni da te con altri lavori; ma, in negativo, è comunque poco disposto a pagarLa come valore aggiunto, cioè deve essere compresa nel prezzo. Quindi nell’offerta è inutile parlarne e deve sperimentarla nei fatti e basta.
2)- Bisogna essere chiari subito sul prezzo che va nel preventivo, che può essere pattuito anche telefonicamente e dopo snervanti tira-molla. Non vale il “trascorso” o l’ “abbiamo sempre fatto così”. Qs può servire da base di partenza per capire cosa più o meno va bene al cliente. Magari stavolta il cliente si era messo in mente cose diverse.
3)- A volte il tuo Cliente dice che stavolta (!) non ha budget perché il suo cliente non ha budget, ecc, ecc, fino a Caino e Abele. Per cui dopo che ti sei messo d’accordo parte la sua richiesta di sconto. A volte è una mazzata e bisogna capire fin dove si può scendere. Ho dovuto anche accettare uno sconto del 15%. (su certe cifrette è veramente un casino, eh!) Però non ho abbassato il preventivo come cifre della valutazione dei lavori, ma ho aggiunto in fondo all’offerta che applicavo uno sconto speciale. Il Cliente è stato soddisfatto e mi ha richiamato per altri lavori, ma io non ho abbassato le mie quotazioni e potrò sempre riproporgliele.
4)- fatto il preventivo, fatto il lavoro, avuti i dovuti feedback (importantissimi!!!!) fatta la fattura, viene il difficile che è farsi pagare in tempi non biblici. Purtroppo non sono nelle condizioni di imporre tempi di pagamento e devo fidarmi della buona educazione del Cliente. Chi può imporre questi termini è bene che lo faccia. Ma è dura, specie con alcuni che pensano che tu possa viver d’arte e di aria.
ciao
Giancarlo
Ciao Giancarlo,
durissima vita, quella del professionista, in un paese in cui tutti dimenticano i tempi in cui hanno tirato la cinghia.
Tieni duro e cerca, appena potrai, di selezionare i clienti: perché la tua conoscenza non ha minore dignità del loro denaro.
A presto leggerti,
Arduino