Organizzare e gestire il tempo: ecco 4 regole d'oro

Oggi voglio presentarti un post che mi auguro possa aiutarti a migliorare la gestione e l’organizzazione del tuo tempo, offrendoti una visione di insieme.

Lo so, ho affrontato il tema più volte sul mio blog, soffermandomi su diversi aspetti; di recente, aggiornando i contenuti del mio corso, ho riletto quanto ho scritto sul tema e mi sono reso conto di aver trattato alcuni aspetti e di averne trascurati altri.

Ebbene, oggi mi accingo a rimediare riepilogando di seguito le 4 linee guida che mi aiutano ogni giorno nell’organizzare e gestire il mio tempo.

Eccole!

1.      Rifletti su cosa rappresenta, per te, il tempo

• La vita è fatta del tempo che abbiamo da vivere: il modo in cui lo impieghiamo determina la qualità della nostra esistenza
• Il tempo non può essere acquistato, prodotto o immagazzinato; quello che perdiamo non può essere in alcun modo recuperato
• Non sei multitasking, nessuno lo è: nemmeno i computer. Rassegnati al fatto che puoi fare bene una cosa alla volta
• La tecnologia è un’arma a doppio taglio. Se per un verso ti fornisce gli strumenti per organizzare efficacemente il tempo, dall’altro ti sollecita a cambiare continuamente il focus della tua attenzione.

2.      Organizza il tuo lavoro

• Impara a distinguere le attività importanti da quelle urgenti. Non tutte le attività importanti sono urgenti e, soprattutto, non tutte quelle urgenti sono importanti. E occhio che se quelle importanti diventano anche urgenti sono dolori!
• Dai una struttura ad attività e progetti, organizzandone il flusso. Il diagramma di Eisenhower e la Kanban board ti saranno molto utili (un qualunque motore di ricerca ti fornirà informazioni e strumenti per la loro gestione)
• Tieni il flusso delle tue attività sotto controllo visivo, non affidarti alla memoria. Potresti affaticarti e aumentare il rischio di commettere errori

3.      Gestisci le attività al momento opportuno

• Dedica le ore del mattino, quelle più produttive, alle attività più impegnative
• Fai subito le cose che puoi fare in due minuti, ti sentirai più leggero/a
• Togliti dai piedi le attività meno gradite. Continuare a rimandarle ti farà sentire il loro peso durante tutta la giornata
• Cancella dal tuo piano ciò che hai già fatto. Vedere diminuire il carico di lavoro non potrà che migliorare il tuo umore
• Raggruppa le attività simili e gestiscile in sequenza, evitando di «saltellare» fra cose molto diverse fra loro. Questo ti aiuterà a meglio le tue energie
• Adotta delle pause per dare alla tua testa la possibilità di recuperare energie. La tecnica del pomodoro potrà esserti utile.
• Mai prendere decisioni alla sera, perché la stanchezza non aiuta a prendere buone decisioni. Insomma, fai come Rossella O’Hara in Via con vento, perché al mattino il mondo ha sempre un altro aspetto

4.      Lavora con la consapevolezza che il tempo non è una risorsa infinita

• Assegna un tempo alla gestione di ciascuna attività. Darti un obiettivo ti aiuterà ad essere più efficiente
• Non creare mai un piano «troppo pieno»: lasciati lo spazio per affrontare eventuali emergenze
• Non farti interrompere da e-mail, messaggi o notifiche di vario genere. Decidi tu come orientare la tua attenzione, non delegare il tuo smartphone
• Non fare due cose impegnative contemporaneamente. Parlare con un/a collega mentre scrivi una e-mail o partecipare a due riunioni virtuali concomitanti aumenterà la probabilità di commettere errori e ti darà solo l’illusione di risparmiare tempo.

Cosa ne pensi? Questo post può aiutarti a migliorare nella gestione del tempo?

Se hai dei dubbi ti invito a fare una riflessione su un punto chiave:

il tempo perso è perso, non lo puoi recuperare.

E se dalla qualità del tuo tempo dipende la qualità della tua vita, ti conviene buttarlo via?

Vogliamo parlarne?

Per approfondire:

• Corso time management per valorizzare la gestione del tempo
• Detto fatto!