Sito web, comunicazione esterna, organizzazione interna - Coaching organizzativo

Perché un coaching organizzativo per realizzare un sito web?

La realizzazione di un sito web coinvolge in modo sistematico diversi aspetti, non sempre immediatamente associati fra loro da chi conferisce l’incarico:

• il posizionamento dell’organizzazione sul mercato;
• uniformità fra la vision delle persone e quella comunicata al mercato;
• l’organizzazione interna, funzionale a gestire le attività relativa a una rinnovata presenta in rete e, più in generale, sul mercato.

Per facilità di presentazione farò riferimento a un caso reale, omettendo le informazioni di contesto per ragioni di riservatezza.

L’azienda Cliente è una realtà consolidata che fornisce servizi attraverso un numero di professionisti di elevata esperienza e reputazione nel mercato di riferimento: i professionisti sono in parte anche soci.

Le linee di business sono due:

1. una scuola dedicata alla formazione e alla specializzazione di professionisti nel mercato di riferimento;
2. servizi alla persona e alle imprese.

Consapevole del fatto che la comunicazione esterna influenza in modo decisivo la percezione di valore dell’impresa, la società intende accogliere l’opportunità della ristrutturazione dei processi di comunicazione per porre le basi per una sistematica valorizzazione dell’impresa e del suo Capitale Intellettuale nelle forme seguenti:

• conoscenze e competenze dei professionisti, capaci di attrarre i diversi target potenziali;
• proprietà intellettuale, che si esplicita in marchi, domini Internet e contenuti di proprietà del Cliente;
• predisposizione degli strumenti per una comunicazione efficace/efficiente all’interno e verso il pubblico;
• gestione diretta della comunicazione verso l’esterno.

Tutto questo presuppone la condivisione, prima di tutto fra i Soci, della necessità di intraprendere il nuovo corso e il cambiamento che esso implica. In particolare, è importante che si formi nell’organizzazione la consapevolezza del valore che la comunicazione verso il pubblico ha sul valore aziendale, prestando attenzione ad alcuni punti chiave:

• disponibilità a gestire il progetto di comunicazione internamente e costruzione delle competenze necessarie;
• costante attenzione verso la valorizzazione dei beni immateriali (marchi, domini Internet e contenuti di proprietà);
• assoluta necessità di scrivere e comunicare impiegando tecniche adatte alla comunicazione in rete.

Il percorso di coaching

Per quanto detto finora è evidente che non ci troviamo di fronte alla classica necessità di procedere al rifacimento di un sito Web aziendale che si muova in un ambito organizzativo consolidato e secondo linee guida editoriali condivise.

In questo caso abbiamo la necessità di definire, d’accordo con i Soci ai quali fanno capo le due unità di business, un progetto di riorganizzazione della comunicazione verso l’esterno capace di influire in modo sostanziale sul valore delle organizzazioni coinvolte.

Nella sostanza sono quattro le aree nelle quali tibicon potrà dare il suo supporto:

1) Definizione di una strategia editoriale coerente con la missione della società:

• sostegno alla individuazione dei contenuti multimediali da pubblicare sul Web;
• criteri di presentazione dei profili dei professionisti che fanno capo al centro, valorizzandone le caratteristiche di interesse per il pubblico;
• impiego dei contenuti in relazione agli eventi periodicamente organizzati;
• sostegno alla scelta dei social network sui quali essere presenti, tenendo conto del ruolo che possono avere nell’attrarre pubblico sul sito e sulle attività della scuola;
• individuazione e strutturazione dei contenuti da pubblicare su social network;
• progettazione della newsletter in relazione a un impiego flessibile che si avvalga di un software professionale;
• individuazione di ulteriori strumenti capaci di promuovere in modo moderno ed efficace le competenze interne (ad esempio webinar tematici).

2) Valorizzazione di marchi e domini:

• verifica di marchi e domini attualmente in dotazione;
• eventuale assistenza nell’integrazione con nuovi domini a quelli già disponibili.

3) Realizzazione del sito Web e rafforzamento della presenza sui social network.

4) Valutazione delle risorse interne necessarie alla gestione delle attività previste nella fase progettuale e a regime. Fin dalle prime fasi del progetto sarà individuata una persona in grado di rappresentare il punto operativo di contatto fra tibicon e i soci in tema di:

• individuazione della strategia di editoriale e sua implementazione;
• individuazione dei contenuti multimediali;
• strutturazione dei contenuti multimediali in relazione agli strumenti individuati per la loro diffusione (sito Web, social network, newsletter, altro eventuale);
• gestione di attività operative (quali la registrazione di marchi e domini, individuazione delle determinazioni da assumere sui social network e relativa registrazione);
• individuazione degli strumenti di pianificazione editoriale;
• gestione di contenuti ai fini della pubblicazione e creazione di un database multimediale interno;
• valutazione dei carichi di lavoro a regime.

Le figure professionali impiegate da tibicon

Due quelle principali, alle quali potranno aggiungersene altre in caso di esigenze specifiche.

La prima, di natura strategica, avrà il compito di supervisione in merito a:

• il progetto nel suo insieme;
• la gestione del rapporto con il cliente;
• tematiche di tipo strategico e squisitamente contenutistico;
• parte editoriale;
• coerenza della presenza sui social network in relazione a sito Web;
• tematiche gestionali e organizzative all’interno del Cliente;
• individuazione di eventuali ulteriori strumenti impiegabili.

La seconda figura professionale ha invece caratteristiche prevalentemente tecniche e avrà il compito di coordinare e gestire in modo diretto le attività a carattere tecnologico, coordinandosi con il responsabile di progetto per assicurare coerenza tra la parte strategica e ciò che viene realizzato.